Ser síndico de um condomínio não é tarefa fácil, ainda mais para aqueles que assumem o cargo pela primeira vez. Por isso, é até natural que um síndico inexperiente se sinta um pouco perdido.
Mas não se preocupe. Se você é um síndico novato, nós vamos te ajudar!
Neste artigo você verá 8 dicas para quem acabou de se tornar um síndico.
1 – Faça uma checagem de informações sobre o condomínio
Antes de mais nada, um síndico precisa se inteirar sobre os principais fatos e dados relacionados ao seu condomínio. Um primeiro passo importante é realizar um levantamento inicial de informações pertinentes, como:
- Moradores inadimplentes
- Processos judiciais em andamento
- Quadro de funcionários
- Contratos e acordos em vigência
- Laudo de Inspeção Predial
- Entre outros documentos
Também é aconselhável conversar com o antigo síndico do condomínio, com o zelador e com a Administradora, se houver, para ouvir sobre os problemas mais comuns e maiores reclamações dos moradores.
Nessa conversa, recomenda-se fazer uma avaliação inicial sobre as principais necessidades de manutenção e reparo num futuro próximo, e que possam exigir desembolsos financeiros extras.
2 – Altere a assinatura bancária e tire saldos de conta poupança, corrente e fundo de reserva
A responsabilidade administrativa do condomínio também fica a cargo do síndico. Por isso, é muito importante que você altere as informações das contas bancárias relacionadas ao condomínio para que apenas você tenha acesso a elas.
Além disso, aproveite para consultar os saldos das contas bancárias relativas ao condomínio e tire extratos. Depois, anexe as informações ao primeiro balanço para informar a situação financeira no início de sua gestão.
Se possível, conte com uma Administradora profissional de condomínios para te ajudar nessas atividades.
Um detalhe importante. Mesmo que seu condomínio conte com uma Administradora profissional para ajudá-lo na gestão, recomenda-se que a conta bancária seja exclusiva do seu condomínio, em nome do condomínio e não uma conta bancária da Administradora compartilhada pelo seu condomínio e outros clientes.
3 – Estude a convenção do condomínio
Cada condomínio possui uma convenção específica e um regimento interno em que são definidas regras de convivência e questões relacionadas à rotina.
Ao assumir o cargo, o síndico precisa conhecer todos os detalhes desta convenção coletiva para garantir que ela seja cumprida.
Lembre-se: os síndicos não inventam regras, apenas devem fazer valer as que foram acordadas pelos moradores!
4 – Consulte e retire certidões negativas de débito
Ainda no começo da gestão, é importante que você retire as seguintes certidões nas esferas civil, trabalhista e tributária, no âmbito municipal, estadual e federal:
- Trabalhistas
- Fiscais
- INSS
- PIS
- FGTS
Essa é uma maneira eficiente para comprovar a regularidade do condomínio em questões trabalhistas, cíveis e tributárias anteriores a sua gestão. Guarde as informações e apresente na assembleia de prestação de contas.
5 – Conheça o quadro de funcionários
Quando assumir o mandato, você não pode deixar de se apresentar ao time de funcionários. São eles quem te ajudarão a manter uma rotina funcional no condomínio, por isso o ideal é conhecê-los, expor seus objetivos, métodos de trabalho e ouvi-los a respeito de sugestões.
Caso seu condomínio não tenha optado pela terceirização de serviços, é seu dever conferir a carga horária de cada colaborador e verificar, junto ao sindicato da categoria, se o salário e as bonificações estão de acordo.
Além disso, analise se o quadro de funcionários atual atende às necessidades do condomínio e se não há excesso ou falta de colaboradores. Para isso, você pode consultar a folha salarial para descobrir se há muitas horas extras sendo feitas. Isso pode ser considerado um sinal de falta de pessoal.
Outro aspecto importante que compete ao síndico é o cadastro dos funcionários no banco de dados. Certifique-se de que as informações de contato como telefone, endereço e e-mail estão atualizadas.
Vale lembrar ainda que é preciso descobrir se há alguma pendência trabalhista com o grupo de funcionários e se as férias estão em dia. No fim das contas, os funcionários serão seus aliados no dia a dia.
6 – Realize uma vistoria nas áreas comuns ou um Laudo de Inspeção Predial
Ao assumir a sindicância de um condomínio, é fundamental que você faça uma vistoria nas áreas comuns. Você deve documentar os pontos observados para manutenção e melhoria em imagens; depois levantar a discussão em assembleia.
Além disso, verifique os sistemas contra incêndio e garanta que estejam funcionais para prevenir o risco de acidentes.
Caso você se depare com um cenário em que não houve uma análise técnica recente, aconselhamos que você procure um especialista para realizar um Laudo de Inspeção Predial completo.
Assim, você terá amparo de um profissional competente que dirá quais problemas na edificação devem ser priorizados, o que pode ser muito útil para embasar tecnicamente a necessidade, ou não, de uma arrecadação condominial extra. Em outro artigo explicamos por que é importante ter um Laudo de Inspeção Predial em seu condomínio.
7 – Fique de olho na prestação de contas
Uma dica muito importante para você que é um síndico de primeira viagem e para síndicos veteranos é fazer a prestação de contas mensalmente e divulgar para os moradores.
Essa é uma questão de transparência que ajuda na administração condominial e garante a confiança dos condôminos para com a sua gestão. Isso, inclusive, te ajudará em uma futura assembleia geral de prestação de contas.
8 – Comunique-se com os moradores
A vida no condomínio pode ser conturbada por diversos motivos. Você, como síndico, precisa evitar falhas de comunicação que agravem eventuais conflitos.
Para isso, mantenha-se sempre a disposição para conversar com os moradores e ouvi-los sobre reclamações.
Também é fundamental que você se comunique através do mural e meios de comunicação utilizados pelo condomínio para informar sobre eventuais manutenções nas áreas comuns, elevadores etc.
Seguindo essas dicas, você terá uma gestão mais eficiente e conseguirá enfrentar os desafios do cargo. Continue acompanhando nosso blog e fique por dentro de mais dicas e novidades sobre a vida nos condomínios!
