Boas práticas financeiras para condomínios

Síndicos competentes estão sempre em busca de novas maneiras de obter mais eficiência na gestão condominial. Sabe-se, por exemplo, que a implantação de uma Portaria Remota ou de uma  terceirização são iniciativas eficientes na redução dos custos nos condomínios, mas muitas vezes, os síndicos se esquecem de adotar práticas rotineiras e triviais, que são muito importantes para garantir uma boa gestão financeira dos seus condomínios. Esse artigo traz algumas boas práticas simples e eficientes:

1 – Cuide da inadimplência, cedo

A inadimplência é um problema nos condomínios em tempos de crise porque alguns moradores se vêem obrigados a adotar um sistema de rodízio no pagamento de suas contas. Eles acabam priorizando dívidas com taxas de juros maiores em detrimento de outras despesas. Por isso o pagamento do boleto do condomínio é, muitas vezes, deixado em segundo plano, enquanto o cartão de crédito e os empréstimos são priorizados.

Por outro lado, também existem moradores que se esquecem de fazer o pagamento na data correta. Não é uma situação tão incomum assim, e, por isso, deve ser combatida.

Para evitar as situações acima, existem algumas boas práticas financeiras para condomínios:

• Se uma unidade deixou de pagar o boleto, tenha a disciplina de entrar em contato com o condômino e comunicar o atraso o mais rápido possível; 
• Se necessário, faça campanhas de conscientização sobre a importância do pagamento em dia para evitar aquele descompasso de fluxo de caixa que exige do condomínio o pagamento de juros ao banco;
• Mantenha uma comunicação transparente com os moradores e proprietários, no caso de imóveis alugados.

Lembre-se: uma dívida pequena é sempre mais fácil de ser recuperada, do que uma dívida maior. 

2 – Tenha certeza que a conta corrente está em nome do condomínio

É importante que o condomínio tenha uma conta corrente em nome do empreendimento e não do síndico. Mas, também é fundamental evitar o uso das “contas pool” de administradoras. 

As chamadas contas pool são usadas por empresas que administram condomínios para guardar as verbas dos empreendimentos. No entanto, essas contas costumam ser compartilhadas com outros empreendimentos, o que pode dificultar a transparência e aumentar o risco no caso de problemas de solvência da Administradora.

Por isso é mais seguro que o condomínio tenha uma conta corrente própria e uma poupança ou aplicação para o fundo de reserva. 

3 – Faça um orçamento base zero anualmente

Orçamento Base Zero é um método mais conservador de controle de gastos porque, diferente do orçamento tradicional, feito a partir de demonstrativos anteriores, nada é incluído automaticamente no próximo orçamento. 

O OBZ é um planejamento de orçamento feito sem vícios ou inércias, muito eficiente para projetar apenas o que é de fato necessário na previsão orçamentária. Realizada anualmente, o OBZ faz parte das boas práticas financeiras das melhores empresas do mundo e recomenda-se que seja adotada também nos condomínios para evitar gastos que talvez fizessem sentido no passado, mas no presente podem não fazer mais tanto sentido.  

4 – Reduza horas extra 

As horas extras podem gerar gastos elevados se forem constantes, então é preciso reduzi-las. No entanto, em alguns casos, a presença do funcionário é muito importante. Se o seu condomínio sente a necessidade de ter profissionais em horários amplos, pode optar pela terceirização. 

Já os condomínios que precisam de um porteiro durante 24h, podem optar pela Portaria Remota ou até mesmo a Portaria Híbrida para fazer o revezamento entre atendimento presencial e remoto. Ambas soluções ajudam a diminuir custos e podem ser consideradas boas práticas financeiras para condomínios residenciais e comerciais.

5 – Tenha uma cultura de austeridade

Por fim, para que o condomínio tenha uma situação econômica confortável, ele precisa ter uma política de controle de gastos. Isso significa adotar medidas para redução de despesas. Por isso precisa de ações como:

• Campanhas de conscientização sobre o desperdício de água;
• Adotar sistemas sustentáveis como reuso de água;
• Trocar lâmpadas comuns por LED;
• Incentivar a iluminação natural;
• Cotar insumos com vários fornecedores para encontrar melhores condições.

Se você é novo no cargo de síndico, leia nosso artigo com 8 dicas para quem acabou de virar síndico e veja o que fazer!

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